常规合同过程管理
1. 目的
规定合同签订后的管理，规范合同的有效执行，保证公司业务活动的正常进行。
2. 适应范围
适用于本公司常规合同的过程管理和控制。
3.职责
3.1 销售部负责常规合同的过程管理，负责常规合同实施过程中企业内部的沟通和协调。
3.2 生技部负责按销售部订单的要求合理安排生产，确保的产品的发货。
3.3 质管部负责对产品的检验，对产品质量负责。
3.4 仓管员负责产品的发货。
4. 工作程序
4.1总则
4.1.1 与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同，认识到合同的重要性，平时要认真学习合同法，进行合同谈判时在坚持原则性的基础上，也必须有一定的灵活性。
4.1.2 公司只认可书面形式的合同。
4.1.3 每一份合同的签订必须有指定的承办人，承办人要求是公司正式员工，其应对合同自订立起至合同履行完毕的全过程负责，并对所提供的材料的真实性负责。
4.1.4 合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员。
4.1.5 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。
4.2 定义
4.2.1合同
是指本公司所属各部门同外部的自然人、法人及其它组织之间签订的合同，也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人、法人及其它组织之间签订的合同。
4.2.2 授权委托书
法定代表人需要委托代理人签订合同时，开据的一个书面授权文件至代理人叫授权委托书，授权委托书必须明确委托权限，有法定代表人和代理人双方有效印鉴。
4.3 客户分类
为了与一些资信好、实力强和合作时间长的客户形成稳定的双边合作关系，可与它们签订更优惠的合同条款。
4.4 合同签订流程
我公司一般销售合同签订流程如下：
a.承办人提供签订合同的相关证明材料，起草好合同并交各部门评审、主管审核；
b.部门主管审核无误后，由业务员把合同交给对方签章；
c.合同签章后，由业务员填写“合同审核表”并把合同和该表交到部门主管；
d.部门主管在“合同审核表”上填写客户评级信息后交给公司总经理审定；
e.若需修改合同，则把合同转回销售部按上述程序重新进行；
f.总经理审定无误后，在“合同审核表”上签署意见后，把合同和“合同审核表”转至销售部，由销售部人员到公司合同章管理处签章。
4.5 合同生效
合同经评审后需经双方法定代表人或其授权人签字并盖章后方正式生效。
4.6 合同执行
4.6.1 合同生效后，必须全面、及时、实际履行合同，除法律另有明文规定或合同约定外，不得替代履行或转让、转卖合同。
4.6.2 任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式向对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应在法定约定期限内以法定或约定方式给予答复。
4.6.3 若合同条款规定有定金，则必须要求客户准时支付定金。否则，则我方可暂停执行合同。
4.6.4 业务员应积极、主动地和生技部、采购部、质管部进行沟通和协调，了解合同实施进度。当发现不能及时完成合同交付时，应及时向部门主管汇报，由销售部召开各部门协调，采取有效措施，确保合同完成。
4.6.5 若交货后，客户未按合同条款约定付款，则我方可停止继续供货，并劝说客户按时付款。若协商不成，可发催款函、律师函直至诉诸法律。
4.7 合同的变更、解除
4.7.1在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后，应当在规定的期限内作出书面答复。
4.7.2 存在下列情形之一的，本公司可以单方解除合同
a.因不可抗力致使不能实现合同目的；
b.在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；
c.对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；
d.对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；
e.法律规定的其他情形。
f.变更或解除经济的，应当采用书面形式(包括书信、邮件)；
g.变更或解除合同的协议应按照合同签订程序报原审批人员批准。法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理。
4.7.3 退货条款
以上产品是供方专为需方定制产品，一般不允许退货。若客户有强烈要求，公司需接受退货，则最多允许退货量不超过供货量10%。
4.7.4 补货条款
如客户有需要进行补货，必须提前三十天以书面形式通知我方。
4.8 合同纠纷
4.8.1 合同纠纷发生时,承办人应及时通知有关机构和人员，同时应迅速收集相关证据资料。合同纠纷处理后，承办人须及时将纠纷处理结果报销售部备案。
4.8.2 对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，承办人应及时报告并经总经理同意，向人民法院申请强制执行。
4.9 资料保存
4.9.1 资料保管责任人
与合同相关的所有资料必须交给销售部统一保管。
4.9.2 文件资料内容
所有与合同项目有关的资料，包括合同文本、来往文件和款项来往记录。
4.9.3 保管要求
销售部人员应给合同编号，并建立合同目录，对合同进行妥善保存，若出现损毁情况，应及时向领导汇报，及时处理。
4.9.4 借阅要求
合同借阅必须经过部门经理审批同意方可借阅，原则上原始合同不予借出。若需借出，需部门经理特批。若有员工调动工作，必须还清所借出的合同，方可办理调离手续。借出者需妥善保管合同，不准擅自转借、传阅和复制。
4.10 责任追究
4.10.1 责任部门
由部门负责人定期检查合同的签订、履行及管理情况。
4.10.2 不正当行为
a.不履行本职工作或不负责的造成损失的；
b.没有得到授权、超出授权或者授权已终止仍以公司名义对外签订合同，且事后未获公司总经理认同的；
c.采用要约、承诺方式订立合同，因怠于运用要约的撤回、撤销，承诺的撤回方式，造成损失的；
d.泄露属于保密范围的合同内容，造成损失的；
e.对外签订合同人员在签订、履行合同时，因失职被诈骗，从而使公司利益遭受损失的；
f.未经审核程序审核或审核后而不严格执行，给公司造成损失的；
g.对发生纠纷的合同，未在规定的期限内向主管领导汇报，以致超过了仲裁或诉讼的有效期限，导致公司败诉的。
4.10.3 公司员工有以上情况之一，情节轻微的，按照相关制度予以行政处罚；情节严重，给公司造成经济损失的，对所造成的经济损失按照责任大小承担赔偿责任，并按相关规定予以处罚；构成犯罪的，移交司法机关处理。
5. 记录
订单评审表
电话、口头订单确认表
顾客来电来函登记表
工作联络单
